Recentelijk mocht ik een zaak behandelen waarbij de kern van het geschil tussen werkgever en werknemer bestond uit de vaststelling van vakantiedagen. Naar aanleiding daarvan en mede naar aanleiding van een uitspraak van het Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch (20 januari 2015, ECLI:NL:GHSHE:2015:138) zet ik in dit artikel het systeem van de vaststelling van de vakantiedag(en) uiteen.
Vaststellen vakantieperiode
Artikel 7:638 BW bepaalt hoe de vaststelling van de vakantie dient plaats te vinden. Daarbij maakt de wet geen onderscheid in de vaststelling van een aaneengesloten periode (vakantie) of enkele dagen (snipperdagen). Beide vallen onder het begrip vakantie(dag).
Hoofdregel: Wens van de werknemer
Hoofdregel is dat de werkgever de vakantie vaststelt maar daarbij gehoor moet geven aan de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartoe verzetten. Niet door de werkgever ingeroosterde uren kunnen door een werkgever dan ook niet worden aangemerkt als vakantie.
Gewichtige redenen
De eis van de ‘gewichtige reden’ betekent dat de werkgever niet zomaar kan stellen dat de wensen van de werknemer niet gehonoreerd kunnen worden. Van een gewichtige reden zal bijvoorbeeld eerst sprake zijn als de door de werknemer gewenste vakantie de gang van zaken in het bedrijf zo zou ontwrichten dat het belang van de werknemer daar niet tegen opweegt. Bijvoorbeeld de situatie in het aangehaalde arrest van het Hof waar de werknemer, die op het moment dat hij zijn vakantie wilde plannen, de enige werknemer binnen het bedrijf was. Er was sprake van een tijdelijke onderbezetting en werkgever was ‘zeer actief’ op zoek naar een vervanger die vervolgens ook nog zou moeten worden ingewerkt. Een ander voorbeeld is de situatie dat meerdere werknemers (3 van de 4) bij een accountantskantoor in januari, de drukste periode van het jaar, hun vakantie willen opnemen. Genoemde voorbeelden laten zien dat een werkgever de vakantieaanvraag van de werknemer niet zomaar mag afwijzen.
Reactietermijn werkgever
De werknemer dient de vakantie schriftelijk aan te vragen. Reageert de werkgever niet schriftelijk binnen twee weken dan is de vakantie vastgesteld conform de wensen van de werknemer. Mondelinge vakantieverzoeken van de werknemer hoeven niet van rechtswege conform de wensen van de werknemer te worden vastgesteld. Mocht een werkgever het dus niet eens zijn met de schriftelijke vakantieaanvraag van zijn werknemer dan dient hij hierover binnen twee weken contact op te nemen onder gelijktijdige mededeling van de gewichtige reden.
Afwijking: bij cao of schriftelijke overeenkomst
Het is mogelijk dat partijen afwijken van de hoofdregel dat de werkgever de vakantie vaststelt conform de wensen van de werknemer. Bij cao of schriftelijke overeenkomst kan namelijk worden bepaald dat de werknemer gedurende een bepaalde periode verplicht wordt om vakantie op te nemen. Bijvoorbeeld de dag na Hemelvaart, tussen kerst en oud en nieuw of gedurende de bedrijfstakvakantie (in de bouwnijverheid). Overigens geldt als voorwaarde dat de betreffende cao algemeen verbindend moet zijn verklaard, zodat deze geldt voor alle bedrijven in die sector, of de vakantieregeling moet al dan niet rechtstreeks zijn geïncorporeerd in de individuele arbeidsovereenkomst.
Werkgever mag vakantiedagen wijzigen
Een werkgever heeft de mogelijkheid om – na overleg met zijn werknemer – een vakantie die al is vastgesteld te wijzigen. Maar ook dan moet er wel sprake zijn van gewichtige redenen. Als voorbeeld kan worden genoemd de situatie dat de enige in aanmerking komende plaatsvervanger van de met vakantie gaande werknemer in een sleutelpositie plotseling ziek wordt, waardoor bedrijfsstagnatie kan ontstaan. Wel is het zo dat de werkgever de schade moet vergoeden die de werknemer lijdt doordat hij zijn vakantie moet wijzigen.
Conclusie
Hoofdregel is dat werknemers in principe beslissen wanneer zij met vakantie gaan. Van deze hoofdregel kan evenwel bij cao of schriftelijke overeenkomst worden afgeweken. Bestaat deze afwijkingsmogelijkheid niet, dan kunt u als werkgever alleen afwijken van de door werknemer voorgestelde vakantie indien u daarvoor een gewichtige reden heeft. Om problemen achteraf te voorkomen adviseer ik daarom om tijdig met uw werknemers in overleg te treden over de vaststelling van de vakantiedagen.
Mocht u naar aanleiding van bovenstaande vragen hebben dan kunt u contact opnemen met Caroline de Graaf, Arbeidsrecht jurist bij Arbeidsrecht De Graaf